员工手册：如何合法制定与实施？

无规矩不成方圆，这句话放在企业管理中同样适用。我处理过不少劳动争议案件，发现很多企业，尤其是中小企业，在制定《员工手册》时，往往忽略了法律程序，导致在调岗调薪、违纪解除等问题上吃了大亏。今天，我就和大家聊聊，如何制定一份合法有效的《员工手册》，以及在实际操作中需要注意哪些问题。

一、为什么说《员工手册》这么重要？

先给大家看一个真实的案例：一家公司以员工多次迟到为由，将其解雇。员工不服，申请了劳动仲裁。结果呢？企业败诉！原因就在于，《员工手册》的合法性存在问题。这名员工2004年入职，直到2017年才签收了《员工手册》，仲裁委认为，这份制度并没有履行民主程序，解除合同的依据自然也就无效了。

这个案例给我们敲响了警钟。《员工手册》不仅仅是企业的管理工具，更是一份重要的法律文件。根据《劳动合同法》第四条的规定，企业在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经过民主程序，并且要向劳动者公示。

更重要的是，《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条明确指出，经过民主程序制定，且不违反法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的规章制度，可以作为法院审理劳动争议案件的依据。反过来说，如果《员工手册》的制定程序、内容或者公示环节存在问题，企业就可能面临败诉风险。

二、合法有效的《员工手册》长什么样？

一份合法有效的《员工手册》，需要满足三个基本条件：

1. 内容合法、合理：这是最基本的要求。《员工手册》的内容不能与国家法律、行政法规以及政策规定相冲突。比如，不能规定员工连续旷工一天就解除劳动合同，因为这违反了《劳动合同法》关于解除劳动合同的规定。除了合法性，还要考虑合理性。内容要符合公众认知，不能违反公序良俗。
2. 经过民主程序：《劳动合同法》第四条明确规定，企业制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
3. 向劳动者公示：制定好的《员工手册》，必须让每一位员工都知道。公示的方式有很多种，比如，书面发放并让员工签收、组织培训并让员工签到、进行考试、在公司内部网站或者公告栏公布等等。

这里要特别强调民主程序和公示的重要性。很多企业在这两个环节上做得不够到位，导致《员工手册》的效力大打折扣。我见过有的企业，直接把网上下载的模板拿来用，根本没有经过员工讨论，也没有进行公示，这样的《员工手册》在法庭上是站不住脚的。

三、制定《员工手册》的具体步骤

那么，具体该如何操作呢？我总结了以下几个步骤：

1. 起草阶段：通常由人力资源部门牵头，也可以请律师参与，起草《员工手册》的初稿。
2. 讨论阶段：将《员工手册》草案提交给职工代表大会或者全体职工讨论，广泛征求意见。这一步非常关键，一定要确保每一位员工都有机会参与讨论，并留下书面记录，比如会议纪要、员工签到表、意见反馈表等等。
3. 协商阶段：在充分听取员工意见的基础上，企业与工会或者职工代表进行平等协商，对《员工手册》草案进行修改和完善。
4. 公示阶段：将最终定稿的《员工手册》向全体员工公示。

需要注意的是，在整个过程中，企业一定要保留好相关的证据，包括会议记录、签到表、意见反馈表、公示照片等等。这些证据在发生劳动争议时，可以证明《员工手册》的制定过程是合法合规的。

四、公示的几种常见方式

关于公示，法律并没有规定具体的方式，实践中也有很多种做法。我给大家介绍几种比较常见的、证据效力比较强的方式：

1. 书面发放并签收：这是最直接、最有效的方式。企业将《员工手册》打印成册，发给每一位员工，并让员工在签收表上签字确认。
2. 组织培训并签到：企业可以组织员工进行《员工手册》的培训，在培训过程中，让员工签到，并注明培训时间、地点、内容等信息。
3. 考试：通过考试的方式，让员工了解《员工手册》的内容。这种方式不仅可以检验员工对《员工手册》的掌握程度，还可以作为公示的证据。
4. 阅读并签字：将《员工手册》交给员工阅读，并让员工在阅读后签字确认。

我不太建议使用公告栏或者内部网站公示的方式，因为这种方式很难证明员工已经知晓了《员工手册》的内容。如果一定要使用这种方式，最好同时采取其他辅助措施，比如，在公告栏旁边张贴通知，提醒员工查阅。

五、一些容易被忽视的细节

在制定和实施《员工手册》的过程中，还有一些容易被忽视的细节，需要特别注意：

• 新员工入职：新员工入职时，一定要让他们签收《员工手册》，或者参加《员工手册》的培训。否则，《员工手册》对新员工是不发生效力的。
• 证据保存：无论是制定过程中的讨论记录、协商记录，还是公示过程中的签收表、培训记录、考试试卷等等，都要妥善保存。这些证据在发生劳动争议时，都是非常重要的。
• 定期审查和修订：随着法律法规的变化和企业的发展，《员工手册》也需要定期进行审查和修订。修订的过程，同样要遵循民主程序和公示程序。
• 语言表述:《员工手册》的语言要规范、严谨、易懂，避免使用模糊不清的词语。

总之，《员工手册》的制定和实施，是一项系统工程，需要企业高度重视。只有做到内容合法、程序合规、公示到位，才能最大限度地发挥《员工手册》的作用，降低企业的用工风险。